Журнал инвентарного учета документов

Приложение 18 Инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов фирмы Источник: Степанов Управление персоналом: Персонал в системе защиты информации: Учебное пособие. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, обработки и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные соответствующим перечнем к производственной или коммерческой тайне некрупной предпринимательской фирмы. Инструкция разработана в соответствии с положениями, включенными в учредительные документы фирмы и позволяющими на законном основании вести защиту конфиденциальной информации, возникающей в процессе деятельности фирмы. Предусмотрено, что одновременно с данной инструкцией в фирме разработаны и утверждены: Перечень сведений, составляющих тайну фирмы, Перечень конфиденциальных документов фирмы, Положение о системе доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам, базам данных изделиям, технологическая документация по комплексной защите информации в фирме. Документ является конфиденциальным, если он содержит хотя бы один из информационных показателей, отнесенных указанным перечнем к тайне фирмы. Использование любых конфиденциальных сведений запрещается в нешифрованной переписке, телеграммах, телетайпограммах, факсограммах, электронных сообщениях, в телефонных переговорах, общении с посетителями, в средствах массовой информации и т. Персональную ответственность за соблюдение инструкции, сохранность и правильное использование конфиденциальных документов, их обработку, рассмотрение, исполнение и хранение несут руководители всех рангов. Сотрудники фирмы несут персональную ответственность за обеспечение конфиденциальности доверенных им сведений, соблюдение требований по работе с конфиденциальными документами и базами данных, сохранность используемых ими документов и других материалов, отнесенных перечнями к секретам фирмы. Выполнение технологических стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов возлагается в фирме на службу конфиденциальной документации КДподчиненной непосредственно первому руководителю фирмы или руководителю службы безопасности. В некрупных фирмах с небольшим объемом конфиденциальных документов функции службы КД выполняет секретарь-референт первого руководителя далее референт. Контроль за соблюдением всеми руководителями и сотрудниками фирмы правил работы с конфиденциальными документами возлагается на службу безопасности или секретаря-референта первого руководителя фирмы. Прием, первичная обработка и регистрация документов 2. Организация обработки всех поступивших конфиденциальных документов осуществляется централизованно сотрудниками службы КД или референтом первого руководителя. При приеме корреспонденции референт проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В разносной книге, реестре курьёра, почтальона референт проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись в приеме. Роспись может заверяться штампом службы КД. При повреждении упаковки корреспонденции референт составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонденции. Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся референтом в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы: дата поступления; корреспондент; роспись лица, доставившего пакет; порядковые номера пакетов; номера и грифы конфиденциальности находящихся в пакете документов; входящие номера, присвоенные поступившим документам; учетные номера, присвоенные документам по другим видам учета инвентарному и др. Поступившие конверты и пакеты, кроме корреспонденции с пометкой «Лично», референт вскрывает. Конверты с пометкой «Лично» передаются адресату. После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных данных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов документа, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю. На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа проставляется регистрационный входящий штамп с указанием наименования фирмы, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для входящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты поступления, количества листов данного приложения и наличием свободной зоны для внесения входящего номера, например К уч. Все поступившие в фирму без грифа конфиденциальности документы, в том числе факсимильные, электронные, сравниваются с перечнем документов, являющихся конфиденциальными в данной фирме, т. Если содержание поступившего документа соответствует одной из позиций перечня, референт указывает на первом листе документа сопроводительного письма и приложений в правом верхнем углу гриф конфиденциальности, указанный в перечне, и срок его действия. Отметку заверяет своей росписью. Выделенные конфиденциальные документы вносятся в журнал учета пакетов с целью создания информационной базы, обеспечивающей контроль за сохранностью конфиденциальных документов. После определения состава конфиденциальных документов они регистрируются референтом в традиционной бумажной или электронной учетной карточке поступивших документов, содержащих конфиденциальную информацию. На документ заполняется одна карточка, которая регистрируется в контрольном журнале в целях контроля за ее сохранностью и определения порядкового номера документа. Учетная карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности документа; местонахождение документа; отметка о проверке наличия. Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для гарантированной реализации учетной и страховой функций и обеспечения персональной ответственности сотрудников за сохранность документа для проставления росписи за получение документа. Карточка учета поступившего входящего конфиденциального документа включает следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; вид и краткое содержание документа; корреспондент; исходящий номер и дата; количество листов основного документа и приложений; кому направлен; количество листов; роспись за получение документа; кто принял и роспись за возврат документа; индекс дела и номера листов; примечание. При незначительном количестве поступающих конфиденциальных документов они вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы, что является действием, аналогичным регистрации этих документов. Опись конфиденциальных документов фирмы предназначена для контроля за движением, местонахождением документа, для своевременного снятия с него грифа конфиденциальности, проведения проверки наличия документов. В целях наблюдения за ходом исполнения документа дополнительно заполняется учетная карточка открытого делопроизводства, обеспечивающая справочную и контрольную работу в процессе рассмотрения исполнения документа. Опись конфиденциальных документов фирмы включает следующие графы: порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа; срок действия грифа; дата; вид документа и заголовок; количество экземпляров; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил кем подготовлен ; исходящий номер; кому передан и роспись; кто принял и роспись; местонахождение; дата уничтожения и номер акта; кем и когда снят гриф конфиденциальности и роспись; местонахождение. Учетный номер вносится в регистрационный штамп основного документа и приложений, например: АО «Изотоп» 29. Учетный номер вносится также в журнал учета пакетов с целью подтверждения факта регистрации всех поступивших документов. Зарегистрированные конфиденциальные документы сортируются на документы, требующие рассмотрения первым руководителем фирмы, и документы, направляемые непосредственно его заместителям или главным специалистам по направлениям работы руководителям структурных подразделенийсоответствующим сотрудникам фирмы. Распределение осуществляется референтом в строгом соответствии с перечнем документов фирмы, в котором указаны фамилии должностных лиц, принимающих решения по документам конкретного содержания и определяющих состав допускаемых к документу сотрудников, а также состав сотрудников, которым направляются документы типового содержания, не требующие принятия решения. На документах, направляемых руководителям и сотрудникам фирмы, в правом верхнем углу первого листа ниже грифа конфиденциальности референтом проставляется фамилия лица, которому передается документ. Руководителям и сотрудникам фирмы документы передаются под роспись в той или иной учетной карточке. Отметка о местонахождении документа делается карандашом в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы. После рассмотрения документа руководителем резолюция переносится референтом в учетную карточку документа. Резолюция является основанием для последующей передачи документа на исполнение указанному в ней сотруднику исполнителю фирмы. Выдача конфиденциальных документов исполнителям производится только на один рабочий день по разовой расписке. При необходимости длительной работы над документом он включается в опись документов, находящихся у исполнителя, и хранится в опечатываемом специальном кейсе папке исполнителя, который ежедневно по окончании рабочего дня сдается референту и выдается исполнителю в начале рабочего дня по разовой расписке. Опись документов, находящихся у исполнителя, имеет следующие графы: порядковый номер документа в описи; учетный номер документа и гриф конфиденциальности; тип документа; количество экземпляров и листов в экземпляре; дата получения; роспись за возврат документа. Технические, технологические документы, печатные издания иные подобные материалы, не включаемые в номенклатуру дел, берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующим должностным лицом. На каждый такой документ заводится учетная карточка инвентарного учета или документ вносится в инвентарную опись конфиденциальных документов фирмы. Карточка инвентарного учета должна содержать следующие зоны: дата; порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа; его вид и назначение содержание ; фамилия сотрудника, которому выдан документ; роспись за выдачу и роспись за прием документа; место хранения документа; отметка об уничтожении; примечания. Карточка регистрируется в контрольном журнале. Штамп инвентарного номера или для носителей — предварительного учета и даты регистрации проставляется: на графических документах — над основной надписью, на документах, хранящихся в россыпи, — в верхнем левом углу каждого листа, на сброшюрованных документах — в верхнем левом углу обложки и титульного листа, например «Инв. Поступивший конфиденциальный документ считается исполненным, если фактически проведены все предусмотренные в нем мероприятия в соответствии с содержанием документа и резолюции. При этом в учетной карточке документа проставляется отметка об исполнении документа и его подшивке в. Аналогичная отметка делается в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы. Составление, издание и обработка документов фирмы 3. Основанием для издания конфиденциального документа является перечень документов, издаваемых руководством и структурными подразделениями фирмы, или индивидуальное письменное разрешение первого руководителя фирмы, зафиксированное на бумажном носителе, предназначенном для составления черновика документа. При составлении черновика документа на ПЭВМ разрешение фиксируется в предварительно оформленной референтом карточке учета подготовленного документа. Уровень конфиденциальности документа определяется исполнителем. В крупных производственных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов для предотвращения утраты ценных сведении, включаемых в черновики и варианты документов, бумажные и технические носители информации подлежат инвентарному учету в традиционной или электронной учетной карточке журнале. Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для реализации указанных выше функций. В карточку или журнал включаются следующие сведения: учетный номер носителя и гриф конфиденциальности; дата регистрации; вид носителя; назначение носителя; количество листов; фамилия лица, получившего носитель; роспись за получение; роспись за возврат носителя; отметка об уничтожении носителя или отдельных листов. Карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек. Учетный номер проставляется в правом верхнем углу носителя. В некрупных фирмах предварительный учет носителей не осуществляется. Документы составляются на оформленных, но не учтенных носителях. Магнитные носители конфиденциальной информации обязательно регистрируются в карточках инвентарного учета конфиденциальных документов фирмы. Магнитными носителями конфиденциальной информации являются носители для обеспечения работы ПЭВМ, аудио- и видеозаписи. Факт выдачи носителя информации сотруднику отражается в описи документов, находящихся у исполнителя. Составление черновика и вариантов документа, ведение конфиденциальных записей разрешается исполнителю только в выданных референтом носителях информации. Возвращение носителя референту фиксируется в описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка включает роспись референта и дату. В тексте документа и других реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок ее использования и другие ограничительные условия. Срок исполнения документа может контролироваться референтом путем включения дополнительного экземпляра учетной карточки в контрольную картотеку. В некрупных фирмах контроль организуется с использованием справочной карточки или по описи конфиденциальных документов. Использовать для подготовки черновика и вариантов конфиденциального документа диктофон, магнитофон не разрешается. Документы не должны диктоваться. Изготовленный исполнителем первый вариант черновика документа регистрируется референтом в традиционной или электронной учетной карточке подготовленного документа если учетная карточка не была заведена ранее. Учетный номер фиксируется на нижнем поле каждого кроме первого листа черновика изготовленного проекта документа, например уч. Этот номер закрепляет каждый лист за определенным документом и сопровождает черновик, подготовленный проект и в дальнейшем подлинник документа переносится в бланк документа. В некрупных фирмах запись о черновике и подготовленном проекте документа вносится в опись конфиденциальных документов фирмы. Одновременно может заполняться учетная карточка открытого документа для выполнения операций справочной, контрольной и поисковой работы. Основной документ как правило, сопроводительное письмо и приложения к нему регистрируются под разными номерами, т. Учетная карточка подготовленного конфиденциального документа включает в себя следующие зоны: а зона исходных сведений о документе учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печатания; вид и краткое содержание; подразделение и фамилия исполнителя; номер носителя, с которого печатался проект документа, и др. Учетная карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы, аналогичные журналу учета карточек поступивших документов. Машинописное оформление проекта документов на бумажном или машиночитаемом носителе осуществляется с помощью ПЭВМ на рабочих местах референта документы с грифом «Строго конфиденциально» или исполнителей документы с грифом «Конфиденциально», пометками о ценности неконфиденциальных документов. Процедура машинописного оформления документа фиксируется в машинном журнале ПЭВМ. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе при их наличиина сопроводительном письме к конфиденциальным документам. Гриф не сокращается, печатается строчными буквами без разрядки. В кавычки гриф не берется. Ниже указывается номер экземпляра и основание снятия грифа, которое переносится из Перечня конфиденциальных документов фирмы, например: Конфиденциально Экз. На лицевой или оборотной стороне последнего листа всех экземпляров отпечатанного проекта документа около левого поля проставляется учетный номер, гриф конфиденциальности документа, индекс оператора референтапечатавшего документ, количество экземпляров их назначение, фамилия исполнителя и номер его телефона, дата изготовления документа. Может указываться инвентарный номер магнитного носителя, с которого печатался документ, например: Уч. Факт изготовления проекта конфиденциального документа отражается в учетной карточке подготовленного документа или в описи конфиденциальных документов фирмы. Все последующие перемещения документа фиксируются в учетных карточках. Выдача проекта документа исполнителю для согласования и подписания ежедневно осуществляется референтом по разовой расписке. Издание документа согласование, подписание и при необходимости утверждение организуется исполнителем. Руководитель подписывает все экземпляры и копии изготовленного документа. В процессе издания документа уточняется уровень грифа конфиденциальности, срок снятия грифа, состав конфиденциальной информации, включенной в документ. После издания конфиденциальные документы повторно не регистрируются. Конфиденциальные материалы, образующиеся в процесс издания документа, последовательно вносятся в учетную карточку документа и опись документов, находящихся у исполнителя. После издания документа исполнитель сдает референту документы и все материалы, связанные или возникшие в процессе исполнения. Отметка о сдаче документов и материалов делается в учетных карточках документов и описи документов, находящихся у исполнителя. Черновик документа и другие потерявшие значение материалы разрываются референтом и помещаются в присутствии исполнителя в опечатанную урну или ящик. Не разрешается выбрасывать их в мусорную корзину. Отметка об уничтожении делается в учетной карточке документа. Актуальные документы и материалы подшиваются в соответствующие дела. Подлинники подготовленных документов передаются референтом для дальнейшей работы. В описи и контрольном журнале делаются отметки об изменении местонахождения или отправке документа. Передача изданных документов исполнителям и отправка исходящих документов 4. Изданные внутренние документы передаются указанным в документе исполнителям. Передача осуществляется под роспись в карточке выдачи изданных документов, содержащих конфиденциальную информацию, с соответствующей отметкой в базе данных. Карточка выдачи включает следующие сведения: учетный номер документа карточки ; его дата; наименование или краткое содержание; количество листов; список сотрудников, которым разрешено выдавать документ на обороте карточки ; дата выдачи; фамилия лица, которому выдан документ; роспись; дата возврата документа; фамилия лица, принявшего документ; роспись. Карточка выдачи изданных документов заводится на каждый изданный конфиденциальный документ. Номер карточки соответствует номеру документа, присвоенному его черновику в процессе подготовки документа. В некрупных фирмах выдача документа осуществляется по разовой расписке с отметкой о местонахождении документа в описи конфиденциальных документов фирмы. Тиражирование конфиденциальных документов выполняется референтом с письменного разрешения первого руководителя фирмы. Разрешение фиксируется на оборотной стороне всех листов тиражируемого документа или листе, с которого должна быть сделана выписка. Отметка о тиражировании с указанием количества изготовленных экземпляров вносится в учетные карточки и опись конфиденциальных документов фирмы. Аналогичным образом производятся копирование конфиденциального документа изготовление выписки из документа. Однако копия и выписки учитываются за самостоятельным номером, на них заполняется новая учетная карточка или делается новая запись в описи конфиденциальных документов фирмы. Тиражирование, копирование конфиденциальных документов других фирм и организаций осуществляется только с их письменного согласия с указанием количества экземпляров, копий или выписок. Порядок выдачи документов исполнителям аналогичен порядку выдачи им поступивших документов. Отправка конфиденциальных документов допускается в исключительных случаях с личного письменного разрешения первого руководителя фирмы. Отправка возможна только при наличии письменного договора с корреспондентом о сохранении в тайне конфиденциальной информации организации. Отметка о разрешении к отправке конфиденциального документа делается руководителем в учетной карточке или описи конфиденциальных документов фирмы. Текст документа, отправляемого обычной почтой, шифруется. Пересылка конфиденциальных документов осуществляется только в законвертованном виде. Отправку документов корреспондентам осуществляет сотрудник службы КД или референт. При Отправке изданного конфиденциального документа проверяется правильность их оформления, а именно: соответствие документа действующим стандартам и нормативным требованиям; наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе; наличие сопроводительного документа, его номера и даты; соответствие исходных учетных данных документа данным, занесенным в учетную карточку или опись конфиденциальных документов фирмы; соответствие сведений, зафиксированных в документе, определенному для документа грифу конфиденциальности; наличие фамилии исполнителя документа и номера его служебного телефона; при необходимости — наличие печати фирмы; наличие отметки о категории почтового отправления. Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, запечатываются в два конверта. На первом конверте внутреннем указываются адресат и при необходимости пометка «Лично», проставляются штамп отправителя, гриф ограничения доступа к документу, подтвержденный росписью референта и печатью фирмы, номер вложенного в конверт документа документов. Места склейки клапанов конверта опечатываются наклейками с оттисками печати фирмы. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами, гриф ограничения доступа на нем не проставляется во избежание излишней заинтересованности содержанием конверта в процессе его доставки до адресата. Конверты с конфиденциальными документами отправляются ценными и заказными отправлениями с составлением почтового реестра. При наличии соответствующего договора они могут пересылаться специальной связью. В пределах одного населенного пункта конверты могут доставляться курьерами фирмы на служебном транспорте. Пользоваться общественным и личным транспортом не разрешается. Отправка нешифрованного конфиденциального документа с помощью факсимильной связи не допускается. Копия отправленного конфиденциального документа подшивается в дело с грифом «Конфиденциально». Учетные картотеки, журналы, описи конфиденциальных документов включаются в номенклатуру дел фирмы. Систематизация документов и хранение дел, уничтожение документов 5. В целях предотвращения утраты исполненных конфиденциальных документов, исключения несанкционированного доступа к ним и обеспечения поиска документов они систематизируются в соответствии с номенклатурой дел и группируются в классификационные тематические комплексы — дела. Номенклатура конфиденциальных дел составляется как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел фирмы. Она должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов, и учитываться как любой внутренний конфиденциальный документ. Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее руководителем службы КД или референтом. Индексы дел должны меняться через 2—3 года. Конфиденциальные дела, базы данных, картотеки, описи и журналы учитываются по номенклатуре дел. Дела с конфиденциальными документами формируются централизованно референтом. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается. При приеме документов на подшивку в дело референт проверяет правильность их оформления, наличие отметки об исполнении и направлении в дело, а также соответствие количества листов в экземпляре и номер экземпляра данным, занесенным в журнал учета документов соответствующего вида. Датой заведения дела является дата поступления первого документа на подшивку в. Обложка конфиденциального дела оформляется в соответствии с общими правилами. Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. В целях затруднения поиска дел посторонним лицом заголовок дела на обложке может не указываться, ставится только индекс дела по номенклатуре. Обложка дела должна иметь индивидуальное цветовое отличие, идентифицирующее исполнителей, которым разрешено работать с данным делом. На внутреннюю сторону обложки из номенклатуры дел переписываются фамилии сотрудников, имеющих право работать с данным делом. Список заверяется росписью референта. Изменения, вносимые в список, заверяются росписью первого руководителя фирмы. В конверт на внутренней стороне обложки вкладывается оформленная карточка-заместитель, предназначенная для учета выдачи дел сотрудникам фирмы. В дела помещаются только исполненные конфиденциальные документы, имеющие не снятый гриф ограничения доступа и только одного календарного года, в комплекте с приложениями и всеми материалами, инициировавшими и сопровождавшими процесс исполнения документа. Копии формируются в отдельное. Документы с грифами «Конфиденциально» и «Строго конфиденциально» подшиваются в разные дела, даже если они касаются одного вопроса. Запрещается подшивать в одно дело конфиденциальные и открытые документы. В исключительных случаях в дело могут помещаться документы, не содержащие конфиденциальных сведений, но имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов. В целях предотвращения утери документов в процессе хранения дела листы дела нумеруются при включении в него документов. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета включенных в дело документов и содержит графы: порядковый номер записи; дата подписания или утверждения документа; учетный номер и гриф конфиденциальности поступившего или изданного документа; корреспондент; номера листов дела, соответствующих расположению документа; отметка об изъятии и местонахождении. Опись подшивается в начале дела, перед документами имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяется сохранность документов их комплектность. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в. Исправления, вносимые в опись дела, заверяются исполнителем и референтом. В зависимости от содержания и вида документы внутри дела систематизируются в логической последовательности решения вопросов, в хронологическом или ином порядке, удобном для работы с делом. Конфиденциальные документы формируются в дела в папках-регистраторах. Магнитные носители дискеты и др. В футляр вкладываются: список исполнителей, допущенных к носителю; карточка разрешений и выдачи носителя; бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе. Дело закрывается после подшивки в него последнего документа данного календарного года. Дата закрытия дела — дата оформления заверительного листа в деле. Дело том может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году. При закрытии дела количество листов указывается в заверительном листе. Одновременно закрывается опись документов дела. Дело прошивается и опечатывается. Изъятие документов из дела производится при крайней необходимости с письменного разрешения первого руководителя фирмы. Факт изъятия документа из дела фиксируется референтом в описи документов дела и учетной карточке документа. Отметки обязательно содержат ссылку на причину изъятия документа, документ-основание и подтверждаются росписями референта и первого руководителя фирмы. Вместо изъятого документа в дело подшивается карточка-заместитель документа, заверенная референтом ксерокопия изъятого документа и документ-основание, в соответствии с которым документ изъят из дела. При возврате документа карточка-заместитель, ксерокопия документа уничтожаются, документ включается в дело, о чем делаются необходимые отметки в учетной карточке документа и описи документов дела. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается. Запрещается хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня. Дела хранятся вертикально в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок, а также указана последовательность эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, ячейках, в вертикальном положении. Дела выдаются исполнителям в соответствии со списком сотрудников, имеющих доступ к данному делу, зафиксированным на внутренней стороне обложки дела и подписанным первым руководителем организации. Доступ к делу иных лиц осуществляется по письменному разрешению первого руководителя фирмы. За полученное дело исполнитель расписывается в карточке-заместителе дела. После выдачи дела карточка помещается в место его хранения. При использовании автоматизированного учета документов страховые распечатки учетных карточек и страховые магнитные носители информации также хранятся у референта в условиях, исключающих их уничтожение, порчу и несанкционированное ознакомление посторонних лиц. В целях предотвращения несанкционированного доступа, утраты или порчи конфиденциальных документов и дел на рабочих местах исполнителей документы хранятся в сейфах металлических шкафах. Исполнитель должен создавать условия, препятствующие несанкционированному ознакомлению других сотрудников с конфиденциальными документами, делами и базами данных. По окончании рабочего дня исполнители обязаны вернуть референту конфиденциальные документы, дела и магнитные носители, с которыми они работали. Конфиденциальные дела кроме личных делдокументы, базы данных, носители информации с записанными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются. Конфиденциальные документы уничтожаются, если истек, срок их хранения. Разрешение на уничтожение дается первым руководителем фирмы. Разрешение фиксируется в учетной карточке документа или против соответствующей строки в описи конфиденциальных документов фирмы. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляется назначаемой приказом первого руководителя фирмы комиссией. Отобранные для уничтожения документы или дела вносятся в акт о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов, сверяются с учетными формами и уничтожаются путем сжигания. Акт уничтожения конфиденциальных документов содержит следующие основные графы: индекс дела или документа; гриф конфиденциальности; заголовок; год дела или документа; количество листов; срок хранения и номера статей по Перечню конфиденциальных документов. После фактического уничтожения документов соответствующие отметки комиссия делает в акте и учетных карточках или в описи конфиденциальных документов фирмы. Отметки заверяются подписями членов комиссии. Черновики, варианты документов, испорченные носители периодически уничтожаются референтом и руководителем службы безопасности фирмы без составления соответствующего акта. В учетные формы вносятся указанные выше отметки. До уничтожения эти материалы хранятся в опечатанной урне, ящике или мешке. Проверка наличия конфиденциальных документов 6. Для своевременного вскрытия нарушений в порядке учета, движения, обращения и хранения конфиденциальных документов в фирме проводятся квартальные и годовые проверки их наличия. Проверка наличия конфиденциальных документов всегда проводится комиссией, сформированной приказом первого руководителя фирмы. В комиссию обязательно включается референт. В ходе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных документов проверяется не только их фактическое наличие, но правильность выполнения учетных операций в процессе их обработки, движения и хранения. Квартальная проверка наличия конфиденциальных документов проводится в первую декаду первого месяца следующего квартала. К квартальной проверке привлекаются все поступившие изданные фирмой неисполненные конфиденциальные не подшитые в дела документы, носители конфиденциальной информации и учетные формы: описи, карточки и журналы. Зафиксированные в учетных карточках или описи конфиденциальных документов фирмы сведения сверяются с фактическими учетно-поисковыми данными конкретных документов, т. В основе проверки наличия поступивших изданных документов, носителей конфиденциальной информации лежит учетная карточка документа или запись в описи конфиденциальных документов фирмы. Наличие документа или носителя удостоверяется росписью проверяющих в учетной карточке или описи конфиденциальных документов фирмы. Одновременно проверяется правильность работы референта исполнителей с конфиденциальными документами, порядок хранения документов на рабочих местах, своевременность сдачи исполнителями документов, дел, черновиков и всех конфиденциальных материалов референту. Проверяется также работа референта. Проверка наличия документов у исполнителей производится обязательно в их присутствии. Наличие конфиденциальных документов у референта также производится в его присутствии. Результаты проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных документов и правильности работы исполнителей с документами оформляются актом. В случае обнаружения в ходе проверки отсутствия конфиденциального документа в соответствующей учетной форме делается запись: «Документ в наличии не обнаружен. При выявлении факта грубого нарушения исполнителем порядка работы с конфиденциальными документами составляется отдельный акт. Акты передаются первому руководителю фирмы для принятия решения. По окончании календарного года, в январе следующего года проводится годовая проверка наличия конфиденциальных документов, которая осуществляется комиссией, назначаемой первым руководителем фирмы. До начала проверки референт обязан принять меры к ускорению исполнения документов их подшивки в дела. Аналогичная проверка наличия документов проводится также при смене референта или руководителей и сотрудников фирмы, работа которых была связана с доступом к конфиденциальным документам. В ходе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных документов проверяется правильность формирования и хранения дел по единицам хранения, с выборочным просчетом листов в деле, наличие учетных форм. Проверка правильности формирования дел заключается в поединичной сверке заведенных дел с номенклатурой дел, заводимых в фирме. При проверке правильности подшивки исполненных документов в дела путем полистного просмотра определяется правильность их отнесения к делам, обоснованность указанного срока конфиденциальности, правильность записи сведений о документе в описи дела. Документы с истекшим сроком конфиденциальности не должны находиться в деле. Однако проверяется их наличие в деле открытого делопроизводства. Наличие носителей конфиденциальной информации, поступивших, изданных и копий отправленных документов проверяется по отметкам о проведении квартальных проверок. Проверка наличия учетных форм заключается в сравнении соответствия данных, внесенных в номенклатуру дел или специальный журнал их учета и данных конкретных учетных форм. Проверяется наличие всех учетных карточек, записи о которых внесены в контрольный журнал, последовательность, полнота, правильность и аккуратность записей в описи конфиденциальных документов фирмы. В номенклатуре дел, описи конфиденциальных документов фирмы и при наличии в журнале учета законченных производством дел, журналов и картотек против каждой позиции делается отметка о проверке, а в конце производится запись «Годовая проверка проведена», которая заверяется двумя подписями членов комиссии и датой проведения проверки. Результаты годовой проверки оформляются актом, который подписывается членами комиссии. Одновременно с актом составляется докладная записка заключениев которой обосновывается необходимость принятия конкретных мер по улучшению работы с конфиденциальными документами, характеризуются случаи нарушения установленных требований к работе с конфиденциальными документами инициируется проведение служебных расследований. Акт и докладная записка передаются первому руководителю фирмы для принятия решения.